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校团委综合办公室场相关说明

作者:校团委综合办公室 | 来源:校团委综合办公室| 发布日期:2015-11-28 | 阅读次数:

校团委综合办公室相关说明

 

一、关于教三B501会议室借用流程说明:

  1. 使用提前两个工作日找综合办公室部长预约,协调时间;
  2. 当日到教三B505综合办公室找工作人员开门;
  3. 使用结束后,自行整理会议室并联系工作人员锁门登记。

 

二、关于外场及教三报告厅审批的流程说明:

1、请电联综合办公室或自行至教三B505询问报告厅时间安排

2、填写校内活动审批表(附件1);

3工作时间带着填好的表格去教三B504找任老师签字盖章

4、一份交至教三B505综合办公室并进行登记,另一份交至广播台(2#102),最后一份自行保留。

注:

1、请于任老师审批同意后,携审批表至教三B505进行登记,否则一律不予提前登记。(教三B505电话61773062)

2、使用价格及使用规范请参考华北电力大学共青团网站→通知公告→《教三报告厅使用及管理制度》。

3、请在审批单上标注使用具体时段,不得提前或超时使用。

4、使用报告厅后请自行清扫报告厅,综合办公室会安排人员定期进行检查,如若发现清扫不合格,将会影响下一次教三报告厅的借用审批。如若发生设备损坏的情况,请及时联系负责人员进行协商。

 

三、关于采购流程说明:

1、采购前,将纸质版《物品采购预算经费审批表》(附件2一式两份,提前7个工作日交付教三B504任威宇老师办公室审批签字,另一份交至教三B505办公室留底。电子版表格提前7个工作日发送至校团委综合办公室公邮。

2、采购时,注意保存税务局开具的正规发票,发票所标记用途与金额应与《物品采购实际经费审批表》(附件3对应。

3、采购后,需再交付《物品采购实际经费审批表》(附件3)一式两份,交付教三B504任威宇老师办公室签字,另一份交至教三B505办公室留底。同时将采购过程中开具的发票交至教三B504。

 

、借用教室流程
1、预约流程

1) 进入教务处教务管理系统(xuanke.ncepu.edu.cn),以主管老师的学号、密码进行操作。注意在下面选择教师一项

2) 选择借用的具体时间,点击“空教室查询”按钮

3) 根据自己情况选定教室,点击“预约选定教室”。

4) 在跳出的页面上保留自动生成的信息,正确填写个人信息,用途栏需要注明使用社团并用括号标明是否借用媒体信息填写完整无误后点击“教室预约”。

5) 点击“预约审核结果查询”,查看自己填写的预约信息教务科是否审核通过(教务科工作日上午 10:00-11:30 审核)。审核通过,预约工作至此结束;审核不通过便根据教务科反馈意见进行更改,重新预约。

6)预约审核通过后,点击“打印借用单”按钮。将出现的页面的文字内容复制粘贴到一个新建word文档中(不要改字体,正好一页),打印出来后在其背面写明借用人组织信息(如综合办公室—xxx)并于周二周四14:00前交至于教三B505工作台文件夹左侧。

7)校团委助理会于每周二、周四14:00,把文件夹中的借用单交至教务处审批并在相应教室登记(借教室流程于此结束)。

8)如需使用多媒体,请在使用教室时段提前半小时联系综合办公室借用多媒体证,并在相应教室管理处借用多媒体钥匙且及时归还多媒体证件,多媒体证不得保留过夜,如若出现同时段多组织使用多媒体教室,则借用负责人自行协调。
2、注意事项

1)借用普通教室或多媒体教室均要使用主管老师账号进行教室预约。

2)由于网站系统时间上没有中午,所以借用中午时间段的教室需要填写教务科本学期初更新的申请表借用(不需网上预约)。

3)如需使用多媒体,请在使用教室时段提前半小时联系综合办公室借用多媒体证,并在相应教室管理处借用多媒体钥匙且及时归还多媒体证件,多媒体证不得保留过夜,如若出现同时段多组织使用多媒体教室,则借用负责人自行协调。

4)借用教室时只需要打印网页自动生成的教室借用单,无需另行打印以往的申请表格。网页生成的教室借用单一式三联,最下面一栏由团委老师签字盖章教务科存根,中间栏是教务处盖章教室管理办公室存根,上面栏是学生存根。

5)教室管理办公室的位置为:主楼BC座——主楼B110;主楼F座——主楼F112;教一——教一310;教三——教三B117;教四——教四D210;教五——教五B510

 

喷绘及横幅打印流程
1、填写《物品采购经费审批表》(附件2)一式两份,到教三B504任威宇老师办公室审批签字。

2、打印喷绘及横幅联系小马商家(联系方式:13691141004;QQ:42288042)。

 

  • 校团委综合办公室物品借用:
  1. 请在使用物品当日或前一日借用综合办公室物品(如单反,投影仪,DV,对讲机,激光笔等等)并在办公室物品借用单上登记,写明各项信息,归还日期。确认签名在归还时再登记
  2. 请于自行登记的归还日期当日21:00前归还借用物品,不得无故拖延不还,否则将影响下次办公室物品的借用
  3. 妥善保管办公室物品,不得损坏,如若发生人为原因损坏,将依物品原价进行赔偿

校团委综合办公室相关说明

 

一、关于教三B501会议室借用流程说明:

  1. 使用提前两个工作日找综合办公室部长预约,协调时间;
  2. 当日到教三B505综合办公室找工作人员开门;
  3. 使用结束后,自行整理会议室并联系工作人员锁门登记。

 

二、关于外场及教三报告厅审批的流程说明:

1、请电联综合办公室或自行至教三B505询问报告厅时间安排

2、填写校内活动审批表(附件1);

3工作时间带着填好的表格去教三B504找任老师签字盖章

4、一份交至教三B505综合办公室并进行登记,另一份交至广播台(2#102),最后一份自行保留。

注:

1、请于任老师审批同意后,携审批表至教三B505进行登记,否则一律不予提前登记。(教三B505电话61773062)

2、使用价格及使用规范请参考华北电力大学共青团网站→通知公告→《教三报告厅使用及管理制度》。

3、请在审批单上标注使用具体时段,不得提前或超时使用。

4、使用报告厅后请自行清扫报告厅,综合办公室会安排人员定期进行检查,如若发现清扫不合格,将会影响下一次教三报告厅的借用审批。如若发生设备损坏的情况,请及时联系负责人员进行协商。

 

三、关于采购流程说明:

1、采购前,将纸质版《物品采购预算经费审批表》(附件2一式两份,提前7个工作日交付教三B504任威宇老师办公室审批签字,另一份交至教三B505办公室留底。电子版表格提前7个工作日发送至校团委综合办公室公邮。

2、采购时,注意保存税务局开具的正规发票,发票所标记用途与金额应与《物品采购实际经费审批表》(附件3对应。

3、采购后,需再交付《物品采购实际经费审批表》(附件3)一式两份,交付教三B504任威宇老师办公室签字,另一份交至教三B505办公室留底。同时将采购过程中开具的发票交至教三B504。

 

、借用教室流程
1、预约流程

1) 进入教务处教务管理系统(xuanke.ncepu.edu.cn),以主管老师的学号、密码进行操作。注意在下面选择教师一项

2) 选择借用的具体时间,点击“空教室查询”按钮

3) 根据自己情况选定教室,点击“预约选定教室”。

4) 在跳出的页面上保留自动生成的信息,正确填写个人信息,用途栏需要注明使用社团并用括号标明是否借用媒体信息填写完整无误后点击“教室预约”。

5) 点击“预约审核结果查询”,查看自己填写的预约信息教务科是否审核通过(教务科工作日上午 10:00-11:30 审核)。审核通过,预约工作至此结束;审核不通过便根据教务科反馈意见进行更改,重新预约。

6)预约审核通过后,点击“打印借用单”按钮。将出现的页面的文字内容复制粘贴到一个新建word文档中(不要改字体,正好一页),打印出来后在其背面写明借用人组织信息(如综合办公室—xxx)并于周二周四14:00前交至于教三B505工作台文件夹左侧。

7)校团委助理会于每周二、周四14:00,把文件夹中的借用单交至教务处审批并在相应教室登记(借教室流程于此结束)。

8)如需使用多媒体,请在使用教室时段提前半小时联系综合办公室借用多媒体证,并在相应教室管理处借用多媒体钥匙且及时归还多媒体证件,多媒体证不得保留过夜,如若出现同时段多组织使用多媒体教室,则借用负责人自行协调。
2、注意事项

1)借用普通教室或多媒体教室均要使用主管老师账号进行教室预约。

2)由于网站系统时间上没有中午,所以借用中午时间段的教室需要填写教务科本学期初更新的申请表借用(不需网上预约)。

3)如需使用多媒体,请在使用教室时段提前半小时联系综合办公室借用多媒体证,并在相应教室管理处借用多媒体钥匙且及时归还多媒体证件,多媒体证不得保留过夜,如若出现同时段多组织使用多媒体教室,则借用负责人自行协调。

4)借用教室时只需要打印网页自动生成的教室借用单,无需另行打印以往的申请表格。网页生成的教室借用单一式三联,最下面一栏由团委老师签字盖章教务科存根,中间栏是教务处盖章教室管理办公室存根,上面栏是学生存根。

5)教室管理办公室的位置为:主楼BC座——主楼B110;主楼F座——主楼F112;教一——教一310;教三——教三B117;教四——教四D210;教五——教五B510

 

喷绘及横幅打印流程
1、填写《物品采购经费审批表》(附件2)一式两份,到教三B504任威宇老师办公室审批签字。

2、打印喷绘及横幅联系小马商家(联系方式:13691141004;QQ:42288042)。

 

  • 校团委综合办公室物品借用:
  1. 请在使用物品当日或前一日借用综合办公室物品(如单反,投影仪,DV,对讲机,激光笔等等)并在办公室物品借用单上登记,写明各项信息,归还日期。确认签名在归还时再登记
  2. 请于自行登记的归还日期当日21:00前归还借用物品,不得无故拖延不还,否则将影响下次办公室物品的借用
  3. 妥善保管办公室物品,不得损坏,如若发生人为原因损坏,将依物品原价进行赔偿。 

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